Ab ins neue Jahr 2022
mit mehr Zeit für Chefaufgaben!

Viele Vorsätze, gute Ideen, konstruktive Gespräch…
Um schon nach einem Monat festzustellen: „Es ist genauso wie im alten Jahr!“

Alles landet auf ihrem Schreibtisch!

Was tun, wenn MitarbeiterInnen einem eine Aufgabe aufhalsen möchte, die sie eigentlich selbst lösen müssten?

Denn welche Führungskraft kennt das nicht?

„Ach Chef, ich hab da ein Problem, haben Sie mal eben einen Moment?“ Als guter Chef hören Sie dem Mitarbeiter zu, der ihnen etwas vorträgt, was offenbar in seinen Aufgabenbereich fällt und nicht in Ihren. Sie wollen ihn aber nicht hängen lassen, womöglich haben Sie auch schon eine Lösungsidee und

schwupps – ist es passiert: Sie machen de facto den Job Ihres Mitarbeiters. Und der kostet Sie natürlich Zeit, die Sie nicht mehr für Ihre eigene Arbeit und Aufgabe haben. So entstehen schnell 70-Stunden-Wochen und ein schlechtes Gefühl.

Was ist passiert?

Experten nennen dieses Phänomen Rückdelegation oder Aufwärtsdelegation oder, etwas salopper ausgedrückt: Monkey-Business.

Der Mitarbeiter trägt einen Affen auf seinen Schultern (ein ungelöstes Problem) und halst es Ihnen auf.

Bevor sie es merken, haben Sie den Affen und dürfen sich nun damit herumschlagen. Das aber kann und darf Führungsarbeit nicht sein.

*Quelle: Recherchiert unter Managementwissen online

Wie vermeidet man es, den Affen zu übernehmen?

Change-Management

Es gibt verschiedenen Strategien, bessere und schlechtere.

.) Die schlechtere: Abblocken.
.) Die bessere: z.B. einen zweiten Termin machen und um konkrete Überarbeitung des Anliegens bitten.
.) Eine weitere: den Monkey wegcoachen.
-) Die Beste: Prozesse überarbeiten, Transparenz in die Abläufe bringen für mehr Eigenverantwortung der MitarbeiterInnen.

Das heißt aber: Raus aus dem bisher so beliebten „Ich als Chef weiß die Lösung eh schneller“ hin zur coachenden Führungskraft – und die fragt nach dem „Warum“, bietet Transparenz und Infrastruktur und führt den Mitarbeiter dazu, eigenverantwortlich die Aufgaben zu erfüllen.

Was sagt Hr. Oliver Ploth MBA, ein unabhängiger Coach, dazu:

Durch Organisation und Standards in den Prozessen

Covid-19 ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung, wenn es z.B. darum geht, Materialien rechtzeitig zu beschaffen, wichtige Informationen verfügbar zu machen oder Aufgaben sind zu erledigen. Dabei stellt sich immer öfters heraus, dass die internen Prozesse nicht, oder nicht gut genug abgestimmt bzw. implementiert wurden.

Wie können die Prozesse optimiert werden, und was ist das Ziel der Prozessoptimierung?

Ziel ist:

  • Die Vermeidung von Reibungsverlusten (auch abteilungsübergreifend)
  • Das Senken von administrativen Kosten und Tätigkeiten
  • Die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und -orientierung
  • Die Sicherstellung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen

Prozessoptimierung wird oft mit der ISO 9001 in Zusammenhang gebracht. Sie müssen sich aber nicht unbedingt zertifizieren lassen, um Prozess- und Qualitätsmanagement zu leben. Es ist aber sehr hilfreich, sich an der Struktur der ISO 9001 zu orientieren, um ein Qualitätsmanagementsystem mit definierten Prozessen zu etablieren.

Es gibt viele Methoden der Prozessoptimierung, aber alle beinhalten mehr oder weniger die folgenden Schritte:

Prozessanalyse

Basis für die Optimierung oder Einführung von Prozessen ist die IST-Analyse der aktuellen Tätigkeiten und Prozesse. Dabei wird das Zusammenspiel mit vor- und nachgelagerten Prozessen analysiert, Schwachstellen identifiziert, und die ersten Ideen für Prozessveränderungen erhoben.

Definition und Bewertung von Optimierungsmöglichkeiten

Erkannte Verbesserungen müssen dokumentiert und auf deren Nutzen, Dringlichkeit und Aufwand (Kosten) für die Umstellung bewertet werden. Die Bewertung kann sowohl qualitativ als auch quantitativ erfolgen. Ebenso hilfreich sind subjektive Einschätzungen von Mitarbeitern, die daran interessiert sind, effizienter zu arbeiten und „unnötige“ Tätigkeiten loszuwerden.

Wie können Prozesse nun erfolgreich eingeführt bzw. optimiert werden?

Hierzu muss die Reihenfolge der Veränderung von einzelnen Prozessschritten festgelegt werden. Die geplanten Veränderungen müssen auch für die Mitarbeiter transparent gemacht werden, um sich ihre Unterstützung bei der Umstellung zu sichern.

Ziel dabei ist immer die Optimierung des Gesamtprozesses. Hier stellt sich auch eine ganz wichtige Frage – wie sehr können Sie Ihre Abläufe und Prozesse digitalisieren? Damit meine ich nicht, eine App oder Anwendung nach der anderen zu kaufen, die nur teilweise miteinander kompatibel sind, sondern die durchgehende Digitalisierung von Prozessschritten.

Umsetzung der Verbesserungsvorschläge

Hierzu ist es wichtig die (richtigen) Ressourcen bereitzustellen, einen realistischen Zeitplan zu erstellen, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und Meilensteine zu definieren, sowie das Budget zu verabschieden.

Erfolgskontrolle

Schon während der Umstellung muss mit der Erfolgskontrolle begonnen werden, um mögliche Abweichungen zu erkennen und rechtzeitig korrigieren zu können.

Zwei Punkte sind für ein erfolgreiches Projekt wichtig:

  • Haben sich die Kennzahlen wie z.B. Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Fehlerquote verbessert?
  • Beenden Sie das Projekt offiziell, idealerweise mit einer „Feier“ mit allen Projektteilnehmern, das gibt Energie und Kraft für die Nachfolge-Projekte

Externe Begleitung von Prozessoptimierungsprojekten

Überlegen Sie einmal, wie oft Sie in Ihrem Unternehmen schon die Aussage „Das haben wir immer schon so gemacht“ gehört haben. Sie ist ein Indiz dafür, dass die Prozesse eingefahren sind, und die Mitarbeiter teilweise schon „betriebsblind“ sind.

Deswegen ist es nicht nur hilfreich, sondern empfehlenswert, die Prozessoptimierung von einem externen Spezialisten begleiten zu lassen. Dadurch holen Sie sich branchenübergreifendes Markt-Know How ins Unternehmen, was Ihnen zusätzlich „kreativen“ Input (Querdenker) für die Prozessoptimierung liefert.

Quelle: Oliver Ploth MBA
Optimierung von operativen und strategischen Kosten in der Supply Chain
www.oliverploth.com

Was ist den Mitarbeitern/innen wichtig:

Uns, als Mitarbeiter geht’s um ein gutes Betriebsklima, technische Ressourcen, Motivation und Kommunikation.

Wir zählen die Punkte einmal auf:

Kurzfristig braucht es Geduld und eine Portion Vertrauensvorschuss.

Langfristig kommt ein eigenverantwortlich arbeitender und mitdenkender Mitarbeiter dabei heraus und Sie können sich Ihrer eigentlichen Aufgabe widmen.

Von seitens dataPad® dürfen wir aus Erfahrung sagen: „Je besser ein Unternehmen organisiert ist, Prozesse bereits definiert und gelebt werden – umso einfacher ist es diese digital aufzubereiten.“

Ihr dataPad® Team

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