Im Facilitymanagement sind schnelle Anpassung und Genauigkeit der Schlüssel zum Erfolg.
Die dataPad® App ist Ihre Lösung für „mobile Dokumentation“ und „digitale Formularprozesse“, um Ihre betrieblichen Abläufe zu optimieren, indem sie effiziente Auftragsplanung mit umfassender digitaler Dokumentation nahtlos vereint.
Unabhängiger App Service, offline & online mit ERP-Integration.
Facilitymanagement digitalisieren
Managen Sie Ihr Team ohne Papier und Ordnern. Das Suchen, Scannen und Ablegen von Dokumenten in Ordnern und Mappen ist oft zeitraubend und ineffektiv. Werden Sie ortsunabhängig in der Verfügbarkeit wichtiger Informationen inkl. Fotodokumentation. Wir von der Firma dataPad, sind Technologiepartner und bieten Ihnen genau diese Flexibilität und Unabhängigkeit.
In der dataPad® App sind alle Ihre Vorlagen knitterfrei jederzeit verfügbar. Alle Protokolls gleich digital mit Fotodokumentation und Unterschrift erfassen. PDF vor Ort erstellen und mit Ihrem Verwaltungsprogramm synchronisieren. Die elektronischen Dokumente werden direkt beim Objekt abgelegt und sind auch online verfügbar.
Auftragsplanung & Doku-App für Facilitymanagement
Über die Auftrag- und Einsatzplanung, dem Mitarbeiter den Arbeitsauftrag (Formular) schon vorausgefüllt, als Auftrag vorbereiten. Das spart enorm viel Zeit.
Auch im Home Office können Sie bequem und ortsungebunden Ihre Kunden- und Objektdaten verwalten, sowie aktuelle Aufträge an Ihren Außendienst weiterleiten und anschließend archivieren.
Machen Sie sich´s leicht. Von der Prozessdokumentation bis zur fertigen Umsetzung, finden Sie Ihre Daten wieder dort wo sie hin gehören. Gebündelt in Ihrem System! Und Sie haben wieder Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Auftragsplanung & Doku-App für Facilitymanagement
Über die Auftrag- und Einsatzplanung, dem Mitarbeiter den Arbeitsauftrag (Formular) schon vorausgefüllt, als Auftrag vorbereiten. Das spart enorm viel Zeit.
Auch im Home Office können Sie bequem und ortsungebunden Ihre Kunden- und Objektdaten verwalten, sowie aktuelle Aufträge an Ihren Außendienst weiterleiten und anschließend archivieren.
Machen Sie sich´s leicht. Von der Prozessdokumentation bis zur fertigen Umsetzung, finden Sie Ihre Daten wieder dort wo sie hin gehören. Gebündelt in Ihrem System! Und Sie haben wieder Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Sind Ihre Ressourcen und Außendienstaktivitäten oft schwer zu überblicken und kosten Zeit in Excel, Outlook und Telefonaten?
Wir lösen Ihr Problem und garantieren Ihnen Zeitersparnis anstelle unklarer Kommunikation und papiergetriebener Arbeitsschritten.
Ihr Problem
- Viele Anrufe,
- fehlende Informationen,
- externe Bilddaten,
- kein Überblick zeitlicher Ressourcen
Vorteile mit dataPad®
Auftragsplanung & Doku App
- effiziente Zeiteinteilung
- übersichtliche Ressourcenplanung
- vollständige Dokumentation
- 40% weniger Verwaltungsaufwand
❓ FAQ – Mobile Dokumentation im Facility Management
Viele Teams nutzen WhatsApp, um Fotos oder Informationen schnell zu teilen.
Für professionelle Dokumentation ist das jedoch nicht ausreichend.
Messenger bieten:
- keine strukturierte Datenerfassung
- keine klare Zuordnung zu Objekten oder Aufträgen
- keine vollständigen, nachvollziehbaren Protokolle
- keine rechtssichere Dokumentation
Fazit:
„WhatsApp ist ein Kommunikationstool für den Moment – professionelles Facility Management benötigt ein System für dauerhafte Prozesssicherheit und Haftungsschutz.“
- 100 % echte Offline-Fähigkeit: Web-Apps laden Daten oft nur nach, wenn Netz vorhanden ist. Wenn ein Techniker im 2. Untergeschoss einer Tiefgarage oder in einem abgeschirmten Technikraum steht, „stirbt“ die Web-App oft. dataPad ist 100 % offlinefähig: Daten und Bilder werden lokal am mobilen Device gespeichert.
- Performance & Hardware-Zugriff: Web-Apps sind durch den Browser limitiert. dataPad als native Appgreift direkt auf die Hardware zu (Kamera-Fokus, Blitz, GPS, Biometrie). Das macht das Fotografieren und Dokumentieren flüssiger, schneller und stabiler – besonders bei großen Datenmengen oder vielen Fotos.
- Tiefe Systemintegration: Während Web-Apps oft nur „erweiterte Applikationen bestehender Systeme“ sind und begrenzte Ausfüllfelder haben ist dataPad® darauf ausgelegt eine Dokumentation mittels personalisierter Vorlagen jede Art von Protokoll, Bericht, Checkliste,….. durchzuführen. Es ist kein „Aufsatz“, sondern ein spezialisiertes Werkzeug für die Erfassung mit API in die bestehende Systemlandschaft.
Kommunikation (z. B. über WhatsApp) dient dem schnellen Austausch von Informationen.
Dokumentation hingegen bedeutet:
- strukturierte Erfassung
- vollständige Nachvollziehbarkeit
- klare Zuordnung zu Prozessen
- langfristige Verfügbarkeit
Nur strukturierte Dokumentation erfüllt Anforderungen an Qualität, Nachweisbarkeit und Effizienz.
„Das sichert eine 100%ige Datenqualität für Ihre Kunden und Versicherungen.“
Ein typisches Wartungsprotokoll in einer professionellen Lösung wie dataPad ist so aufgebaut, dass es den Techniker intuitiv durch das Protokoll führt und gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Typischer Ablauf:
- Objekt oder Auftrag auswählen
- Formular mit Textblöcken, Dropdowns strukturiert ausfüllen
- Fotos direkt zuordnen
- Unterschrift erfassen
- automatisches PDF vor Ort erstellen und überprüfen
- Erst dann synchronisieren
Ergebnis:
Eine vollständige, sofort verfügbare Dokumentation – ohne Nachbearbeitung.
Ja. dataPad® ist keine Insellösung, sondern ergänzt bestehende Systeme.
Typische Integrationen:
- ERP-Systeme
- CAFM-Systeme
- CRM-Lösungen
- Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
Ziel:
Mobile Datenerfassung vor Ort – nahtlos integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Im Facility Management ist eine stabile Internetverbindung oft nicht gewährleistet:
- Technikräume
- Keller
- Industrieanlagen
- abgelegene Objekte
dataPad® arbeitet völlig autark von der Netzqualität. Alle Daten und Bilder werden während der Erfassung direkt auf dem mobilen Device gesichert. Ihr Team arbeitet unterbrechungsfrei.
Der „Vollständige Akt“: Erst wenn ein Protokoll bewusst abgeschlossen wird, erfolgt die Synchronisation als abgeschlossenes Dokument inklusive aller Einzeldaten und Bilder in das dataPad Backend. Das verhindert Datenfragmente und sorgt für ein sauberes, digitales Archiv.
Das verhindert Arbeitsunterbrechungen und Datenverluste.
Fotos sind ein zentraler Bestandteil der Dokumentation.
Mit dataPad®:
- werden Bilder direkt dem Formular zugeordnet
- sind sie strukturiert gespeichert
- bleiben sie dauerhaft nachvollziehbar
- Ein vollständiger Akt
Im Gegensatz zu Messenger-Lösungen gehen keine Informationen verloren.
Ja – wenn sie strukturiert erfolgt.
Wichtige Kriterien:
- vollständige Datenerfassung
- klare Zuordnung zu Vorgängen
- nachvollziehbare Historie
- optional digitale Unterschriften
Unstrukturierte Kommunikation (z. B. Messenger) erfüllt diese Anforderungen nicht.
Besonders geeignet ist sie für:
- Facility Management Unternehmen
- Technische Dienstleister (HKL Anlagen)
- Hausverwaltungen
- Außendienst-Organisationen
Immer dann, wenn regelmäßig dokumentiert wird, entsteht ein klarer Effizienzgewinn.
- Zeitersparnis durch Wegfall der Nachbearbeitung
- weniger Fehler durch strukturierte Erfassung
- sofort verfügbare Dokumente
- bessere Nachvollziehbarkeit
- höhere Qualität der Daten
Das Ausfüllen handschriftlich vor Ort?
Manuelle Dokumentation kostet Zeit & Geld:
- 15 Minuten Mehraufwand pro Formular für Scannen, Datenübertragung & Archivierung
- € 8,65 pro Formular (davon € 7,00 Arbeitskosten + € 1,65 Materialkosten)
Über 250 € Materialkosten & mehr als 10 Stunden Zeitverlust?
Die Vorteile der dataPad® App für digitale Formularprozesse:
Dank unserer langjährigen Erfahrung legen wir bei der Firma dataPad unseren Fokus auf das Immobilien – Facilitymanagement. Als Technologiepartner führender ERP-Systeme hat sich die dataPad® App als mobile Anwendung zur Datenerfassung am Markt nachhaltig etabliert. Die Bedieneroberfläche ist einfach und wird von den Usern sofort verstanden. Schon nach wenigen Wochen werden die Papierstapeln weniger und weniger. Die Abläufe übersichtlich und transparent.
- Zentralisierte Steuerung: Verwalten Sie alle Dienstleistungen und Aufgaben bequem über eine einzige Plattform. Unsere benutzerfreundliche App vereinfacht „digitale Formularprozesse“, Planung, Durchführung und das Nachverfolgen von Wartungsarbeiten.
- Erhöhte Reaktionsfähigkeit: Durch „mobile Dokumentation“ können Sie und Ihr Team jederzeit und überall schnell auf Notfälle und Anfragen reagieren. Mobil zugängliche Informationen erlauben sofortige Maßnahmen und Updates unterwegs.
- Kosteneffizienz: Senken Sie Ihre Betriebskosten durch optimierte „digitale Formularprozesse“. Eine effiziente Verwaltung der Ressourcen verringert Verschwendung und steigert die Gesamtproduktivität.
- Compliance und Sicherheit: Unsere App unterstützt die Einhaltung von Industriestandards und gesetzlichen Vorschriften durch lückenlose „mobile Dokumentation“ und protokollierte „digitale Formularprozesse“. Sichere Aufzeichnungen fördern Compliance und Qualitätssicherung.
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Klare und einfache Arbeitsanweisungen über die „Formular App“ verbessern die Arbeitsbedingungen und die Zufriedenheit Ihres Teams. Eine effiziente „Instandhaltung per App“ minimiert Missverständnisse und erhöht die Motivation durch deutliche Erfolge.
Mit dem digitalen Facilitymanagement zum Erfolg
dataPad® ist Ihre digitale SaaS Business Lösung mit der Sie Immobilien als Facility-Manager einfach und unkompliziert im Überblick haben. So wird die Organisation effizienter gestaltet, und bestens an Sie und Ihre MitarbeiterInnen angepasst.
Nachhaltigkeit ist eine globale Mission für die kommenden Jahre, und jeder kann durch kleine Veränderungen zu diesem großen Ziel beitragen. Ein Beispiel hierfür ist die IFM Immobilien Facility Management und Development GmbH in Wien. Dank der Einführung der dataPad® App im Jahr 2022 zur mobilen Datenerfassung für Berichte, Dienstleistungen, Arbeitsbestätigungen und Protokollen, konnte das Unternehmen seinen Papierverbrauch erheblich reduzieren – konkret um bis zu 7.500 Blatt Papier oder umgerechnet 8 Bäume pro Jahr.
Von Papier zu Pixel:
Eine kleine Änderung mit großem Effekt.
IFM Immobilien Facility Management und Development GmbH in Wien
„Seit Jänner 2019 nutzen wir die dataPad® App zur „mobilen Dokumentation“. Durch die standardisierten digitalen Formularen war die Umstellung und Einführung in den digitalen Workflow sehr einfach. Für uns war eine unkomplizierte Zusammenarbeit und rasche Umsetzung unserer Anforderungen wichtig. Und genau das zeichnet das dataPad® Team auch aus. “
Entdecken Sie, wie die dataPad® App Ihr Facilitymanagement durch verbesserte „digitale Formularprozesse“ und „mobile Dokumentation“ auf ein neues Level der Effizienz bringt. Verbessern Sie Ihre Betriebsabläufe, reduzieren Sie Kosten und steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden.
Profitieren auch Sie von dataPad®
Wir glauben fest daran, dass unsere Lösungen und Dienstleistungen Ihrer Organisation oder Ihrem persönlichen Projekt erheblich weiterhelfen können. Deshalb bieten wir Ihnen einen kostenfreien Testzugang für 30 Tage an.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um unsere Produkte und Services in Ruhe und ohne Verpflichtungen auszuprobieren.
Wir sind sicher, dass Sie begeistert sein werden!