4.2.2 Formular ausfüllen

Spracheingabe nutzen – Spart Zeit 🙂

Die App wandelt in jedem Textfeld Sprache in Wort um.

Diktierfunktion / Spracheingabe

4.4. Unterschrift

Es stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung.

Variante 1:       Unterschreiben im Unterschriftfeld

 

Button „Unterschrift“ antippen, um die Eingabe zu öffnen. Unterschrift mit Finger oder Stift ins weiße Feld setzen. Mit Mülleimer-Symbol löschen und neu erstellen. Anschließend mit „Speichern“ sichern – erst dann ist die Unterschrift dauerhaft mit dem Formular verknüpft.

 

 

 

Variante 2: Unterschreiben im PDFModus

Direkt im PDF auf dem Display unterschreiben. Finger oder Tablet- Stift verwenden.

 

4.5. Anhänge

4.6. Notizen

Notizen zum Formular hinzufügen:

Variante 1)

Reiter „Notizen“ öffnen und über Diktiergerät oder Tastatur zusätzliche Notizen machen. Variante 2) Mit Checkbox zusätzlich eine leere Seite (Notizen) dem Formular einfügen und erst im PDF Modus – handschriftlich am mobilen Gerät schreiben oder zeichnen. Notizen werden als eigenes Blatt ans Dokument angehängt.

  Anhänge wie Fotos, PDFs oder andere Dateien zum Formular hinzufügen. Funktion verknüpft alle Unterlagen direkt mit dem Formular und erstellt eine vollständige Dokumentation. Ergänzungsdokumente werden automatisch gespeichert und sind online wie offline verfügbar.

 

 

Revisionssicherheit

Wenn ein Dokument abgeschlossen ist, kann es nachträglich nicht mehr verändert werden!

4.7. Abschließen des Dokuments

Wenn alle gewünschten Informationen eingetragen sind (Achtung Pflichtfelder*) das Formular im PDFFormat ansehen und weitere Aktionen durchführen:

Das Symbol “Koffer mit Häkchen” für “Abschließen” verwenden.

Die App zeigt in einem Fenster an:

a) Alle Pflichtfelder welche noch nicht ausgefüllt sind – daher kann das Formular nicht abgeschlossen werden.

INDEX (Kreis Farbe blau) klicken und dieser zeigt an in welcher Rubrik das Pflichtfeld ist.

b) Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind fragt die App ob mit oder ohne Passwort.

Formular- Passwortschutz beim Abschließen:  Das Formular kann man Passwortgeschützt abschließen. Ist jedoch nicht wieder rückführbar. Daher Passwort merken!!

4.8. Neue Versionierung abgeschlossener Formulare

Um eine neuen Version von einem abgeschlossenen Form zu erstellen folge bitte den nachstehenden Punkten:

4.9. Synchronisieren.                        

Ladestatus im Balken unten beachten.

Synchronisation vollständig abwarten – erst dann sind alle Daten hoch- und heruntergeladen. Danach erscheint die Meldung „Alles wurde synchronisiert“ (grün). Balken mit Pfeilsymbol schließen. „Synchronisieren“ antippen, um neue Aufträge zu laden und abgeschlossene Dokumente in die dataPad® Base zu übertragen (Internet erforderlich).

5. TECHNISCHE DARSTELLUNG

Rechenzentrum / Datensicherheit / Verschlüsselung

Die Verbindung zwischen der dataPad® App(Client) und dem Server erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS). Als Zertifikat wird das SHA-256 SSL-Zertifikat verwendet. Durch die Zertifikatbasierte Architektur von TLS kann die Identität des Servers als auch eine abhörsichere Kommunikation sichergestellt werden.

Server und Hosting

Für den technischen Betrieb der dataPad® Base / Portal kommen folgende Unternehmen zum Einsatz: IT-Park, FN 255945s (Managed Hosting Rechenzentrum Vienna Daten Centers), Toscom GmbH, FN 581695i (Managend Hosting Rechenzentrum Hetzner Online.com) führende Anbieter modernster Infrastruktur für den sicheren und zuverlässigen Betrieb von IT-Systemen.

 

DSGVO: https://www.datapad.at/dsgvo.html

Zertifizierte Sicherheit:

Nach den internationalen Standards ISO 27001 und BS 25999 zertifiziert. Diese Zertifizierungen gewährleisten:

• • Physische Sicherheit und Zugangskontrollen
  • Zuverlässige Backup- und Disaster-Recovery-Systeme
  • Überwachung von Arbeits- und Kommunikationsprozessen
  • Rechtliche Konformität und Datenschutz
• Netzwerkschutz:
• Eine leistungsstarke Firewall überwacht den gesamten Datenverkehr zwischen den Netzwerken. Anhand vordefinierter Sicherheitsrichtlinien erkennt und blockiert sie potenzielle Bedrohungen, um Ihre Daten jederzeit optimal zu schützen.

6. TOOL BOX – EINSTELLUNGEN

Unter den drei Punkten (Einstellungen) befindet sich die Toolbox. Hier die zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten der App.

Foto– Anhänge im PDF

Mit dem setzen des Häckchens “Wähle aus, ob Fotos nur als einzelne Dateien hochgeladen werden“ werden Fotos nicht im PDF         angehängt, sondern NUR als Einzeldateien ins dataPad® Portal synchronisiert. Dort sind sie wie gewohnt in voller Qualität verfügbar.

Automatische Seitennummerierung aktivieren

Automatische Seitennummerierung ein/ausschalten.

Bildqualität

Wenn keines der Qualität-Einstellungen gewählt ist, dann wird das PDF automatisch soweit wie möglich komprimiert. Achtung.: Je höher die Qualität, desto größer wird die PDF Datei. Unabhängig welche Einstellungen man benutzt, sind wie gewohnt in mobile Office die Bilder in voller Qualität verfügbar.

Tutorial beim Öffnen nicht mehr zeigen.

6. TOOL BOX

Zielordner ändern

Hier können eigene Ordner erstellt und auswählen werden. . Diese Funktion ermöglicht es Formulare und Dokumente in einer individuellen Ordnerstruktur zu organisieren und den gewünschten Speicherort selbst zu bestimmen.

7. LOGO CHANGE

Mit einem Klick auf „Logo“ kann man via Fotos- Galerie, ein neues Logo einfügen.

Passwort zur Dateiverschlüsselung

Vorlagen können mit einem Passwort geschützen werden. IDEAL bei sensiblen Formulardaten / DSGVO. Nur mit der Eingabe des korrekten Passworts können die geschützten Vorlagen geöffnet und bearbeitet werden.

Ein passwortgeschütztes Formular kann auch nur mit dem Passwort geöffnet werden – also nicht das PW vergessen!

App Speicher

Wenn die App langsam wird ist der App Speicher voll

1.) Alle Formulare in Bearbeitung abschließen und synchronisieren.

2.) Button App Speicher führt zu den App-Info. Bei Speichernutzung Daten löschen / Cache leeren. Das führt dazu, dass sich die App schließt.

Neu Einloggen und wieder mit vollen Schwung dabei sein.