Es gibt keinen vernünftigen Grund dagegen.
Das papierlose Büro wird Dank der dataPad®-App Realität. Sämtliche firmeneigene Formulare, Dokumente und sogar Fotos werden mobil Vorort beim Kunden erfasst und können auch als rechtskonformer Beleg direkt im EDV-System gespeichert werden. Damit endet das langwierige Nacharbeiten durch den Außendienst und das ewige Suchen im Backoffice. Einsparungen bis zu 200 Arbeitsstunden im Jahr sind die Regel.
Wien, 28. Juli 2020 Der Trend zur Optimierung sämtlicher Abläufe mithilfe von digitalen Hilfsmitteln ist in österreichischen Unternehmen sehr stark ausgeprägt und laut Experten letztendlich auch unaufhaltsam. ERP-Systeme haben längst Einzug gehalten, aber auch sie sind nur so gut, wie die Daten mit denen sie gefüttert werden. Eine wichtige Schnittstelle sind all jene Mitarbeiter, die im Außeneinsatz tätig sind. Hier wird viel dokumentiert, fotografiert und notiert. Selten finden alle diese Informationen den direkten Weg in die Unternehmens-Systeme. Die Folge: viel Zeit für die Nacharbeit, langwierige Suche in den diversen Ablagesystemen und ein Mangel an Wissenstransfer. Abhilfe schafft hier die dataPad®-App. In der App können sämtliche Formulare hinterlegt werden, die im Außeneinsatz bei Wohnungsabwicklungen, auf jeder Art von Baustelle, bei Mängelerfassungen, Prüfungsprotokolle oder beim Ablesen von Zählerständen gebraucht werden. Ergänzt werden die eigenen Dokumente durch Fremdformulare wie etwa jenen von Energieanbietern oder Unfallberichte. Das bedeutet: mit nur einer App hat man sämtliche benötigte Formulare immer griffbereit. Die Mitarbeiter haben über Handy oder Tablet immer Zugriff und die erfassten Daten werden sofort über eine Standard-Schnittstelle mit den bestehenden EDV-Systemen verbunden.
Papierloses Büro ist Realität
Ganz nach dem Motto „dataPad® – und die Zettel sind weg“ werden über die App alle gewünschten und notwendigen Formulare vor Ort beim Kunden ausgefüllt, Fotos abgespeichert und durch die digitale Unterschrift des Kunden der Vorgang bestätigen. Damit ist auch die Rechtssicherheit gewährleistet.
dataPad®-Lösungen sind einfach zu bedienen und dokumentensicher. dataPad® sammelt keine Remote-Daten sondern schafft Vorort eine mobile Dokumentation inkl. Formularwesen. Papierlos auf Knopfdruck – zum Vorteil von Außendienst als auch Kunden.
Die App wird laufend durch das eigene Expertenteam und den intensiven Kontakt zu den Kundinnen und Kunden weiterentwickelt und macht aus dataPad® ein „Best Practice Expertensystem“, das an sämtliche bestehende EDV-Systeme per Schnittstelle angebunden werden kann.
„dataPad® ist so konzipiert, dass es im Grunde kein vernünftiges Argument gegen den Einsatz einer mobilen Dokumentation gibt, außer vielleicht der einmalige Aufwand der Digitalisierung des eigenen Teams (Change management prozess). Diese Hürde zu nehmen, die bei fast alle Unternehmen besteht, ist ein wesentlicher Schwerpunkt unserer Tätigkeit durch unser Service- und Trainingsteam, das Vorort mit den Kunden die Abläufe digital trainiert – eine Art „Umsetzungsgarantie“ für unsere Kunden, wenn Sie so wollen.
So gelingt der Übergang zur digitalen Arbeitsweise eigentlich sehr gut aus unserer Erfahrung“, erklärt Ursula Haimberger, Geschäftsführerin der dataPad® GmbH.
200 Arbeitsstunden pro Jahr gespart
Entstanden ist die App nach einem persönlichen Erlebnis bei der Übergabe eines Büros. „Der Makler hat über eine Stunde gebraucht, um alle Stände von Strom und Heizung, sowie den Zustand sämtlicher Zimmer zu fotografieren und in seine Liste einzutragen. Der Gedanke, dass der arme Mann dann nochmals so viel Arbeit im Office hat, um seine Dokumentation fertigzustellen, hat mir echt Bauchschmerzen verursacht. Ich dachte mir, das muss besser gehen“ erzählt Haimberger. Gemeinsam mit einem App-Profi wurde dann ein erster Pilot mit den Grundfunktionen gebaut. Schnell war klar, dass nicht nur Makler von der App profitieren, sondern in fast alle Branchen so ein Dokumentationssystem fehlt – egal ob Handwerksbetrieb, Hausverwaltung, Kontrollwesen, sogar bei Schadensbegutachtungen. Bei rund 100 Dokumentationen (wie z.B. bei Wohnungsübergaben und -rücknahmen), erspart sich der Mitarbeiter fast 200 Stunden Zeit pro Jahr und viel Papier. Zusätzlich sinkt die Fehlerquote und die Zufriedenheit der Kunden steigt, weil alles rasch und transparent abgewickelt wird. „Wir sind überzeugt dass in den nächsten fünf Jahren das Klemmbrett und der „Schuhkarton mit den Zetteln“ aus dem Geschäftsleben verschwinden werden. Dazu sind die Vorteile einer mobilen Dokumentation z.B. durch dataPad®-Lösungen zu groß“, schließt Ursula Haimberger.