Wir wissen schon lange:
Die Zukunft ist digital.

Wir wollen produktiver, zeit- und kosteneffizienter arbeiten,
und das schaffen wir am besten mit einer guten Struktur unserer betrieblichen Abläufe im Büro.
Alle wichtigen Informationen, Daten, Dokumente, Akten und Unterlagen digital verfügbar haben – das ist die Zukunft.
Digitale Tools helfen uns, Schritt für Schritt bei der Realisierung zum papierlosen Büro.
Lassen Sie sich nicht unterkriegen –
Sie werden überrascht sein, wie viele Vorteile, Chancen und Potential durch die Digitalisierung entstehen.

Wir unterstützen Sie mit 8 ultimativen Tipps,

welche einfach und rasch umsetzbar sind und Ihre Abläufe produktiver, zeit- und kosteneffizienter gestalten.

Tipp 1: Die Planung und das Mindset sind der Schlüssel

Um Ihr Büro von der Zettelwirtschaft zu befreien und digitale Mittel und Wege zu implementieren braucht es eine gute Planung.

Wenn Sie sich darüber Gedanken machen und sich aufschreiben (am besten gleich digital), wieviel Sie in Ihrem Büro tatsächlich über das Medium Papier erledigen, werden Sie geschockt sein. Aktenschränke und die unzähligen Ordner und Mappen stehlen Ihnen nicht nur Zeit, Geld und Nerven, sondern auch den besonders wertvollen Platz in Ihrem Büro. Und es reduziert Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Wir empfehlen Ihnen eine Liste zu erstellen in der Sie genau festhalten, welche Arbeitswege und Unterlagen in Ihrem Büro auf Papier basieren und wieviel Zeit benötigt wird, um einen Geschäftsfall von A bis Z abzuschließen. Dadurch können Sie den ersten Schritt Richtung Digitalisierung in Ihrem Unternehmen strategisch planen.

Das Mindset

Digitalisierung kann begeistern aber auch Ängste bei den MitarbeiterInnen hervorrufen. Damit alle an einem Strang ziehen macht es durchaus Sinn mit dem Team zu sprechen und vermitteln, welche Vorteile sich daraus ergeben. Mit Sicherheit gibt es einige Ambitionierte die dann als Vorbild für die anderen fungiert.

Tipp 2: Zentrale Verwaltung für mehr Überblick

Achten Sie auf die zentrale Verwaltung all Ihrer Dokumente in Ihrem Unternehmen.

Eine zentrale Verwaltungssoftware macht Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Leben einfacher.

Sie können diese mit einem riesigen papierlosen Aktenschrank vergleichen, nur dass Sie und Ihre Mitarbeiter von überall und immer darauf Zugriff haben.
Jeder Mitarbeiter legt seine Dokumente richtig ab und kann bestimmt und einfach auf diese zugreifen – so entgeht niemandem etwas. Keine Post-Its mehr, die Sie auf den Schreibtisch Ihres Kollegen kleben, keine verlegten Unterlagen, die Ihnen wertvolle Zeit stehlen.

Eine zentrale Verwaltungssoftware erleichtert Ihnen die Arbeit.
Denn mit einer perfekt digitalisierten Verwaltung muss Ordnung bewahrt werden, vor allem wenn alle Kollegen in Ihrem Unternehmen damit arbeiten.

Tipp 3: Die passende Ordnerstruktur für Sie und Ihr Team Richtung papierloses Büro

Das bringt uns zu unserem nächsten Tipp.

Strukturieren Sie Ihre Ordner gewissenhaft.

Zuerst müssen Sie ein wenig davon in eine praktische und logische Struktur investieren. Wir empfehlen Ihnen diese Struktur in enger Abstimmung mit Ihren Mitarbeitern oder Kollegen zu erstellen, denn jeder soll sich auskennen und sich im zukünftigen digitalen und papierlosen Büro zurechtfinden.
Verschachteln Sie Ihre Ordner nicht bis ins Unendliche, legen Sie Ordner für einzelne Projekte an und achten Sie darauf, dass jeder Mitarbeiter des Büros genau weiß wo welches Formular zu finden und abzulegen ist.
Dabei spielt auch die Benennung der Ordner und Dokumente eine große Rolle.
Legen Sie gleich am Beginn der Umstellung eine logische, und gut durchführbare Strategie für die Benennung Ihrer papierlosen Dokumente fest.
Wenn Sie anfangs Zeit einplanen, um diese in die Umstellung auf “papierlos” zu investieren, werden Sie später Zeitfresser, wie den Verlust eines Dokumentes in einem unstrukturierten Ordner Chaos, vermeiden.

Das papierlose Büro spart Ihnen Unmengen an Zeit und Geld.

Tipp 4: Dokumenten Scanner – oder erst gar nicht Scannen müssen

Wenn Sie eine gute, logische und durchführbare Struktur und Software festgelegt haben, sollten Sie anfangen Ihre Dokumente, Verträge und Akten einzupflegen.

Sammeln Sie dazu alle alten Papierdokumente zusammen und arbeiten Sie diese nach und nach in die Software ein. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie sich in diesem Schritt Hilfe beschaffen, oder im Team am Projekt “Digitalisierung Ihres Büros” arbeiten.

Achten Sie darauf diese in guter Qualität und nach Ihrem System zu organisieren, so können Sie auch auf die alten, archivierten Dokumente einfach digital zugreifen und generieren somit schon eine Vorlage für die zukünftige Arbeit mit Ihrer papierlosen Struktur.

Parallel dazu: „So früh wie möglich auf die Technik umsteigen und gleich die vom bisherigen Trägermedium Papier losgelösten Informationen, digital und strukturiert erfassen.“

1-2-3 =  Papierfrei!

Tipp 5: So früh wie möglich auf die Technik umsteigen

Stoppen Sie die Flut an Papierunterlagen (-formularen) und externen Bilddaten.
Damit Sie zukünftig gar nicht erst weiter mit Papier arbeiten, können Sie ja schon mal auf eine APP umsteigen. Sie können Ihre Aufzeichnungen im Außendienst gleich digital anlegen.
Das gibt Ihnen sofort Ressourcen frei.

dataPad® ist hier Experte und führender Anbieter in Österreich, wenn es um mobile Dokumentation und digitale Formulare geht.
Mit viel Know-How und Branchenerfahrung unterstützt Sie das dataPad® Team bei der Digitalisierung Ihrer Formulare und deren Verwendung über die APP im betrieblichen Ablauf.
Die APP ist einfach zu bedienen. Sie und Ihr Team finden alle Formulare digital in einer einzigen APP.

Das macht diese mobile Lösung so praktisch. Die MitarbeiterInnen finden sich sehr rasch zurecht und das Erfassen von Daten und Bilder im Außendienst wird zum Kinderspiel.

Im Büro ist diese Umstellung von analog auf digital sofort spürbar.

Ein Aufatmen, wenn die Unterlagen in einem elektronischen Akt gebündelt (Formular inkl. Bilddokument und Unterschrift) verfügbar sind. So schaffen Sie die Digitalisierung Ihrer Formulare ganz einfach, und kommen dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher.
Dass die Daten aus dem digitalen Formular dann auch über die Schnittstelle in Ihrer Verwaltungssoftware weiterverarbeitet werden können, macht den Ablauf so richtig fließend.

Wir sagen dazu: „Es läuft wie am Schnürchen!“

Die IT nennt es: „Daten-Automation“ oder „MMS“ das Softwaremodul dataPad® als Leistungsbeschleuniger betrieblicher Prozesse. Unternehmensberater definieren es als: „Digitale Geschäftsprozesse, Digitalisierung analoger Arbeitsschritte“

Haben Sie Fragen?

Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns eine E-Mail!

E-Mail: office@dataPad.at
Telefon: +43 (0)1 236 99 55 16

Tipp 6: Papierloses Büro im Außendienst schafft Freiheit und macht „Homeoffice“ tauglich

Papierlos im Außendienst,
Datenverfügbarkeit, immer alles griffbereit… „Wie fühlt sich das an?“

Gerade im Außendienst oder Homeoffice ist digital, mobil und Ortsunabhängigkeit notwendig.
Spätestens jetzt merkt man, dass starre Systeme und analoge Arbeitsschritte das Arbeiten für und von unterwegs oder von Zuhause aus fast unmöglich machen.

Hier sind digitale Formulare wahre Lebensretter.

Das gefällt Ihrem Außendienst

Wir haben nachgefragt.

Ein schnelles, unkompliziertes Werkzeug, um Daten zu erfassen, eine einfache barrierefreie Bedienung, offline und online Verfügbarkeit, Ausfüllhilfen (Textbausteine, Drop-Down Menüs, QR- Codes), Fotofunktion, Unterschriftenfelder, sowie die Wiedererkennung des gewohnten Papier-Formulars.

GF Martin Mager der Firma magerglas GmbH:
„dataPad® ist überzeugend einfach. Wir waren überraschend schnell digital. Unsere Mitarbeiter haben sehr schnell den Mehrwert erkannt. Alle sind voll dabei und stehen zu 100 % dazu. Weil es die Leute viel entspannter macht.“

Mehr darüber: www.dataPad.at/handwerk-wartung

Für die Arbeit im Außendienst brauchen Sie im papierlosen Büro einzig und allein: Ihr Endgerät.

Ein ICON mehr auf Ihrem Display für digitale Formulare und einen Direktzugang zu Ihrem Verwaltungsprogramm. Oder, was wesentlich aktueller, schneller und sicherer ist, eine Cloudlösung in einem gesicherten Rechenzentrum zwecks Verwaltung und Planung von Aufgaben.
Wir nennen es einmal „mobile office“. Der Vorteil ist überall, jederzeit und ortsunabhängig.
Damit ist ein kleineres Unternehmen Server & sorgenfrei. All das ist mit der Digitalisierung Ihres Büros möglich, und das Suchen nach Informationen und Nachbearbeitung im Büro gehört endlich der Vergangenheit an.

Lesen Sie hier die Erfolgsgeschichte von deg-elektro
www.dataPad.at/deg-elektro

Tipp 7: Vergessen Sie nicht auf Briefe, Notizen und Kalender im papierlosen Büro

Bis jetzt haben sich unsere Tipps auf die Evaluierung Ihrer bisherigen analogen Arbeitsabläufe, Ihrer Zeiteinteilung, der konstruktive Planung, eine erfolgreiche digitale Ordnerstruktur, mobiles Arbeiten, Datenverfügbarkeit und mobile Formulare bezogen.

Wenn Sie sich die Tipps zu Herzen genommen haben, haben Sie den schwersten und größten Teil Richtung papierloses Büro schon gemeistert.

Natürlich nutzen Sie in Ihrem Büro auch andere Medien, wie Kalender, Notizen und Briefe, die noch dem “Team Papier” angehören – Aber auch diese lassen sich einfach und schnell digitalisieren. Für Kalender werden diverse Programme angeboten, die es Ihnen und Ihrem Team möglich machen verschiedene papierlose Kalender synchron abzurufen, und immer über die Termine der Kollegen Bescheid zu wissen.
Notizen können handschriftlich und digital erfasst werden – ja, diese Begriffe lassen sich leicht vereinen. Wenn Sie die passende App oder den richtigen Anbieter für die digitale Notizen gefunden haben, werden Sie merken wie einfach und unkompliziert auch Notizen ins “Team Digital” wechseln können. Macht man sich eine mobile Formularvorlage für Notizen, geht’s auch gleich über die Formularsoftware.

Zu guter Letzt wollen wir erwähnen, dass es auch möglich ist die Briefpost zu digitalisieren. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, von denen Sie sich den richtigen Anbieter, anhand Ihres Briefvolumens im Unternehmen, aussuchen sollten.

Unsere Empfehlung: https://www.briefbutler.at/

Tipp 8: Aller Anfang ist schwer – und die Zukunft ist digital

Lassen Sie sich nicht unterkriegen – Folgen Sie unseren Tipps.

Sie werden überrascht sein, wie viele Vorteile, Chancen und Potential durch die Digitalisierung entstehen.

Um Sie zu der Umstellung weiter zu motivieren, fassen wir Ihnen hier die Vorteile kurz und knapp zusammen:

  • Datenqualität und Transparenz durch eine zentrale Verwaltungssoftware
  • Rasches Auffinden von Unterlagen und Daten durch eine perfekt geplante Ordnerstruktur geben Sicherheit und stärkt Sie in Ihrer Führungskompetenz.
  • Kosten und Zeitersparnis im gesamten Arbeitsprozess für zukunftsorientierte nachhaltige Unternehmensführung.
  • Vollständige Datensicherheit
  • Optimierte Flexibilität, „mobile Office“ für den Außendienst oder Homeoffice
  • bessere Teambildung und Mitarbeitermotivation

Die Vorteile sprechen für sich.

Die anfängliche Planung und Vorbereitung haben den wunderbaren Nebeneffekt, dass Sie all Ihre Abläufe so richtig überdenken und neu strukturieren können.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie einfach und unkompliziert die Umstellung von digitalen Formularen mit dataPad® funktioniert, sodass Sie das Fundament für ein papierloses Büro von Beginn an legen können.

www.dataPad.at/kontakt