Mehr Erfolg mit digitalen Umsetzern!

…zudem sind MitarbeiterInnen aufgrund ihrer Erfahrungen und Ihrem Vorwissen, Experten auf ihrem Gebiet und in ihren Aufgaben.
Das muss genutzt werden: Mit ihrer Hilfe kann eine möglichst effiziente Lösung entwickelt werden.

Das Mindset:
Befreien wir uns von den verstaubten Strukturen!
Gehen wir neue Wege!

Vorwort

In unserem Beispiel sind Susi und Andreas die digitalen Umsetzer. Beide sind in einem KMU mit 25 weiteren MitarbeiterInnen angestellt. Susi ist für die Büroorganisation und Abrechnung verantwortlich. Andreas hat den Part der Ressourcenplanung von Serviceeinsätzen im Bereich Gebäudemanagement.

Aktueller Workflow: „Viel Papier!“

Das Büro bereitet die Dokumente vor, die der Außendienstmitarbeiter braucht.  Das Ganze steckt am Klemmbrett. Zum Termin wird das Klemmbrett mit den vorbereiteten Dokumenten mitgenommen. Vor Ort werden handschriftlich Einträge gemacht. Bilddokumentation wird immer mehr verlangt und ist auch zur Nachvollziehbarkeit und Absicherung sehr wichtig. Diese Bilder sind extern auf einem Handy abgespeichert. Der Außendienst übergibt die Papiere dem Serviceleiter. Dann werden die externen Bilddaten eingefordert und zu den jeweiligen Papierunterlagen zugeordnet.
Für den Serviceleiter (hier Andreas genannt) ist das ein Dorn im Auge.  Bei Susi geht’s dann munter weiter. Sie muss die Papierunterlagen manuell in ein ERP-System übertragen, abtippen, einscannen, archivieren und weiterbearbeiten.

Wie hier beschrieben, ist das kein Einzelfall.
Und in Wahrheit mit viel Arbeitsaufwand, Nachtelefonieren, Emotionen und Zeit Verzögerung verbunden. Und irgendetwas fehlt immer.
Zielsetzung: Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse #papierlosarbeiten

Emotion & Motivation

Susi ist demotiviert und gestresst, weil die Kollegen ihr wieder viel unsortierten Papierkram am Tisch liegen gelassen haben.
Sie weiß jetzt schon, dass viele dieser Zettel nur teilweise vollständig sind.
Den Bildern, welche für die Dokumentation wichtig sind, wird sie wieder wochenlang nachlaufen müssen.

Susi ist demotiviert und gestresst, weil die Kollegen ihr wieder viel unsortierten Papierkram am Tisch liegen gelassen haben.
Sie weiß jetzt schon, dass viele dieser Zettel nur teilweise vollständig sind.
Den Bildern, welche für die Dokumentation wichtig sind, wird sie wieder wochenlang nachlaufen müssen.

Andreas kennt seine Prozesse. Auf Zeiteinteilung, Organisation und Datenqualität legt er viel Wert und durch eine sinnvolle Digitalisierung der Prozesse würde das auch möglich sein. Aktuell hinkt er mit seinem Team zwei Wochen hinterher.

Der Wille, die Disziplin und der Weitblick, dass die Einführung von digitalen Tools dem ganzen Team weiterhelfen würden führt die Beiden zusammen.

Andreas kennt seine Prozesse. Auf Zeiteinteilung, Organisation und Datenqualität legt er viel Wert und durch eine sinnvolle Digitalisierung der Prozesse würde das auch möglich sein. Aktuell hinkt er mit seinem Team zwei Wochen hinterher.

Der Wille, die Disziplin und der Weitblick, dass die Einführung von digitalen Tools dem ganzen Team weiterhelfen würden führt die Beiden zusammen.

Tipp 1: Das Richtige Mindset herstellen!

Das funktioniert am besten, wenn man auch gleich den Kolleginnen und Kollegen die Vorteile eines digitalen Workflows vorstellt und ihnen gleichzeitig ihre Ängste und Sorgen nimmt.

Hat sich einmal eine Gruppe von digitalen Umsetzern gebildet bekommt das ganze eine Dynamik.

„Wollen wir etwas gemeinsam verändern? Wollen wir uns als Team genauer anschauen, wie wir den Workflow zwischen Büro und Außendienst digitalisieren können?

Tipp 2: Teamwork

Gemeinsam können wir die Digitalisierung voranbringen.

Die meisten waren einer Meinung, dass das verspätete Übergeben der Unterlagen, die vom Außendienst ins Büro gebracht werden, zeitaufwändig war. Das ständige Nachfragen und Telefonieren mühsam ist, und oft einiges vergessen wird, weil die Zettel am Tisch mit anderen Papieren untergehen.

Manche sind unsicher: „Das haben wir immer schon so gemacht, ich verstehe rein gar nichts und bin mir auch nicht sicher, ob ich das überhaupt verstehen will!“

Tipp 3: Wille und Motivation

Der Wille, die Motivation und der Weitblick, dass digitale Prozesse für alle die Aufgaben erleichtern, erfordert die Akzeptanz aller. Die Möglichkeit sich an neue Arbeitsabläufe und Hilfsmittel zu gewöhnen und sich aktiv mit Bedenken oder Verbesserungen einzubringen sollte gegeben sein.

Argumente unterstützen: „Der Außendienst verwendet dieselben Formulare nur eben mobil und digital. Wir könnten schon im Vorfeld alle relevanten Stammdaten vorausfüllen. So hätte es auch der Außendienst um ein Vielfaches leichter. Und wir bekommen endlich einmal die gewünschte Datenqualität. Sämtliche Skizzen und Bilder sollen gleich direkt mit dem Formular in einem als vollständiger Akt auf unserem Display landen. Damit ersparen wir uns schon mal sehr viel suchen und nachfragen beim Außendienst. Keine externen Bilder auf Mobiltelefonen. Man könnte problemlos miteinander kommunizieren, wenn ein Kollege im Home-Office oder im Außendienst ist. Jeder von uns hätte alle Daten und Dokumente jederzeit griffbereit an jedem Ort einfach verfügbar. Das wäre doch für uns alle eine große Erleichterung. Wir können rascher Angebote schreiben und beschleunigt auch die Rechnungslegung. Dann hätten wir auch endlich einmal Zeit die Qualität unserer Serviceleistung zu verbessern. Das würde dem Unternehmen sehr viel bringen. Und dadurch sind wieder unsere Arbeitsplätze gesichert.“

Tipp 3: Wille und Motivation

Der Wille, die Motivation und der Weitblick, dass digitale Prozesse für alle die Aufgaben erleichtern, erfordert die Akzeptanz aller. Die Möglichkeit sich an neue Arbeitsabläufe und Hilfsmittel zu gewöhnen und sich aktiv mit Bedenken oder Verbesserungen einzubringen sollte gegeben sein.

Argumente unterstützen: „Der Außendienst verwendet dieselben Formulare nur eben mobil und digital. Wir könnten schon im Vorfeld alle relevanten Stammdaten vorausfüllen. So hätte es auch der Außendienst um ein Vielfaches leichter. Und wir bekommen endlich einmal die gewünschte Datenqualität. Sämtliche Skizzen und Bilder sollen gleich direkt mit dem Formular in einem als vollständiger Akt auf unserem Display landen. Damit ersparen wir uns schon mal sehr viel suchen und nachfragen beim Außendienst. Keine externen Bilder auf Mobiltelefonen. Man könnte problemlos miteinander kommunizieren, wenn ein Kollege im Home-Office oder im Außendienst ist. Jeder von uns hätte alle Daten und Dokumente jederzeit griffbereit an jedem Ort einfach verfügbar. Das wäre doch für uns alle eine große Erleichterung. Wir können rascher Angebote schreiben und beschleunigt auch die Rechnungslegung. Dann hätten wir auch endlich einmal Zeit die Qualität unserer Serviceleistung zu verbessern. Das würde dem Unternehmen sehr viel bringen. Und dadurch sind wieder unsere Arbeitsplätze gesichert.“

Tipp 4: Überzeugungsarbeit leisten

Das Erstellen von Konzepten gelingt uns am besten mit gutem Feedback.

Das ganze Team setzt sich zusammen, um von allen Abteilungen die Wünsche aufzulisten.

Eine der wichtigsten Änderungen war, dass sie ortsunabhängig den Außendienst, die Aufträge digital schicken können und alle Daten und Bilder in einem Formular haben.

Andreas, welcher für das Außendienstteam verantwortlich ist, möchte die digitalen Formulare genauso wie sie es gewohnt sind.  Die Stammdaten wie Name, Adresse und was dort zu tun ist, soll gleich alles draufstehen. Ideal wären so Ausfüllhilfen wie:  Textbausteine, Checkboxen, damit sie nicht viel schreiben müssen, sondern mehr aussuchen/anklicken.  und natürlich Bilder und Unterschrift.

Nach den ausgefüllten Dokumenten soll das Büro die vollständige Akte haben. Am besten wäre es, wenn wir den vollständigen Beleg gleich im Backoffice zur Verfügung hätten.

Wunderbar! Jetzt haben wir die Anforderungen der Abteilungen.

Tipp 5: Was bringt uns das?

Uns, als Mitarbeiter geht’s um ein gutes Betriebsklima, technische Ressourcen, Motivation und Kommunikation.

Wir zählen die Punkte einmal auf:

Tipp 5: Was bringt uns das?

Uns, als Mitarbeiter geht’s um ein gutes Betriebsklima, technische Ressourcen, Motivation und Kommunikation.

Wir zählen die Punkte einmal auf:

Tipp 6: Digitalisierung unsere Chance

Die Entscheidungsträger/Geschäftsführer legen Wert auf Effizienz und Produktivität.

Digitalisierung als next level.

Zudem sind Mitarbeiter aufgrund ihrer Erfahrungen und Vorwissen Experten auf ihrem Gebiet und in ihren Aufgaben. Das muss genutzt werden: Nur mit ihrer Hilfe kann eine möglichst effiziente Lösung entwickelt werden.

Die bisherigen analogen Arbeitsschritte bedeuten: Zeitaufwand für die manuelle Übertragung der Daten und Bilder in ein Softwareprogramm. Sowie den Zeitaufwand im Außendienst für das Aufschreiben beim Kunden. Kosten für Drucker, Papier und Ordner und noch gar nicht eingerechnet ist das Suchen, die Beweismittelfindung bei Mängelrügen oder nachfordern von Informationen und die Verzögerung bei der Verrechnung.

Fakt ist: Jedes Papierformular kostet Euro 7,31 und verlangsamt die Unternehmensentwicklung.

Das sind stichhaltige Fakten und Zahlen!

Wir sind als Team viel effizienter, wenn wir bei der Digitalisierung auch gleich den Außendienst mitberücksichtigen. Damit gewinnen wir mehr Struktur und Übersicht.

Auch Home-Office Arbeitsplätze wären dadurch möglich.

Digitale Umsetzer übernehmen Verantwortung!

Durch die Kosten- und Zeitersparnis werden Ressourcen für Weiterbildung, Qualitätsmanagement und Kundenzufriedenheit frei.  Nachhaltigkeit ist ebenfalls ein Thema.

Wissen Sie eigentlich, wieviel Zeit und Geld mit Papierformularen verloren geht?

Allein das Ausfüllen, Einscannen, manuelle Datenübertragung, externe Bilddaten zuordnen, Suchen nach Informationen
+ Material-, Instandhaltungs- und Druckkosten.

Pro Papierformular verlieren Sie:

15 Minuten Zeit

euro

7,31 €

Rechenbeispiel:
3 Außendienstmitarbeiter x 3 Formulare pro Tag x 16 Werktage = 1.053,00 €
-> Monatsverlust <-

Berechnen Sie selbst:
Liegen Sie über 250,00 €, sollten Sie mit uns Kontakt aufnehmen! 😊

Wieviele User verwenden dataPad:

Formulare pro Mitarbeiter pro Tag:

Kostenersparnis in € p.m.(16 Tage):

Wieviele User verwenden dataPad:

Formulare pro Mitarbeiter pro Tag:

Kostenersparnis in € p.m.(16 Tage):

Tipp 7: Digitaler Workflow

Mit der richtigen Arbeitsweise geht’s rasch voran!

Andreas als Serviceleiter steht voll hinter dem Digitalisierungsprojekt. Er weiß genau, wovon er spricht. Als ehemaliger Außendienstmitarbeiter arbeitet er jetzt im Innendienst und ist für Planung und Organisation des Außendiensts zuständig. Er wünscht sich für den Außendienst einen schnelleren Prozess. Deswegen brauchen sie den digitalen Workflow.

Für ihn ist die Planungssicherheit sehr wichtig. Er stellt sich vor, dass der Außendienst die Formulare schon vorausgefüllt digital über ein Tablet oder Handy abrufen kann. Da sind schon die Stammdaten und Aufgaben eingetragen. Das spart viel Zeit und die Daten sind gleich strukturiert. Die Tätigkeit soll mit Bildern und Unterschrift – alles in einem Akt – bestätigt werden. Und damit er Zugriff zu dem digitalen Akt hat, soll gleich der Außendienst das abgeschlossene Dokument hochladen. Dadurch braucht der Außendienst keine Zettel mehr nachbringen und Susi hat auch gleich alle Unterlagen digital.

#Was können wir mit den digital erfassten Daten noch alles machen?

Tipp 7: Digitaler Workflow

Mit der richtigen Arbeitsweise geht’s rasch voran!

Andreas als Serviceleiter steht voll hinter dem Digitalisierungsprojekt. Er weiß genau, wovon er spricht. Als ehemaliger Außendienstmitarbeiter arbeitet er jetzt im Innendienst und ist für Planung und Organisation des Außendiensts zuständig. Er wünscht sich für den Außendienst einen schnelleren Prozess. Deswegen brauchen sie den digitalen Workflow.

Für ihn ist die Planungssicherheit sehr wichtig. Er stellt sich vor, dass der Außendienst die Formulare schon vorausgefüllt digital über ein Tablet oder Handy abrufen kann. Da sind schon die Stammdaten und Aufgaben eingetragen. Das spart viel Zeit und die Daten sind gleich strukturiert. Die Tätigkeit soll mit Bildern und Unterschrift – alles in einem Akt – bestätigt werden. Und damit er Zugriff zu dem digitalen Akt hat, soll gleich der Außendienst das abgeschlossene Dokument hochladen. Dadurch braucht der Außendienst keine Zettel mehr nachbringen und Susi hat auch gleich alle Unterlagen digital.

#Was können wir mit den digital erfassten Daten noch alles machen?

Tipp 8: IT informieren

Der ganze Prozess wird dadurch beschleunigt, wenn die mobile Anwendung mit dem bestehenden System in Verbindung gebracht wird.

Eine Schnittstelle ermöglicht die Datenautomation. Ein automatischer Datenaustausch für hohe Effizienz im betrieblichen Ablauf. Organisation, Struktur und schnelle Geschäftsprozesse ist der gemeinsame Erfolg.

Die mobile Anwendung sollte ihr Team begeistern:

  1. Benutzerfreundlichkeit: einfache, selbsterklärende Anwendung
  2. Schnelligkeit der Implementierung
  3. Datenverfügbarkeit
  4. Hohe Funktionalität, mit einfacher Nutzbarkeit.

Tipp 9: Anbieter in der engeren Wahl

Gar nicht so einfach. Eine mobile Anwendung mit hohen Maß an Individualisierung und Weiterentwicklung. Und alles verpackt in einen zielgerichteten Workflow.

Worauf wird geachtet: Praxiserprobt, Erfüllung der Workflowanforderungen. Auch wichtig, ein nationaler Dienstleister, mit Erfahrung aus der Branche sowie Begleitung in der Implementierungsphase. Rezensionen und Bewertungen können bei der Recherche helfen und geben Vertrauen.

„Überzeugend einfach – Überraschend schnell!“

https://datapad.at/es-empfiehlt-sich-ueber-den-tellerrand-zu-schauen

Tipp 10: Kostenfreie Test´s nutzen

Einfach mal ausprobieren. Es in die Hand nehmen und Erfahrungen sammeln.

Sofort merkt das Team wie flüssig sich plötzlich die Arbeitsabläufe gestalten lassen.

Durchstöberten sie alle möglichen Funktionen und Anwendung bei der App. Sind ihre Anforderungen wie zb.: Vorausgefüllte Aufträge, Ausfüllhilfen wie Textbausteine, Dropdown Menüs, QR code einlesen, Unterschriften, Bilddoku, Pflichtfelder, personalisierte Formulargestaltung, Formularprozesse, und online / offline Verwendung, … erfüllt, bleibt nur noch die Frage der Schnittstelle abzuklären.

Dann kann die IT die Verbindung mit dem bestehenden System freigeben.

Tipp 11: Entscheiden sie sich schnell – alle sind motiviert.

Das Team will endlich richtig starten!

Tipp 11: Entscheiden sie sich schnell – alle sind motiviert.

Das Team will endlich richtig starten!

Wir dokumentieren mit dataPad®!

Das dataPad® Qualitäts-Siegel ist eine Belohnung und auch eine Bestätigung für nachhaltigen, zukunftsorientierte Unternehmensführung. Für potenzielle Auftraggeber bietet diese Auszeichnung eine Orientierung, welche Unternehmen sich zeitgemäß und wettbewerbsfähig für die Zukunft aufstellen.

dataPad® steht für Transparenz, Nachhaltigkeit und Datensicherheit.

Unsere Kunden können sich die Abläufe ohne dataPad® nicht mehr vorstellen 😊

Lassen Sie dataPad® die administrative Arbeit machen und ihr Team kann sich dem Kerngeschäft widmen. Mit dataPad® bekommt ihr Unternehmen sofort mehr Struktur.

Wir richten die Handhabung der App so für Ihr Unternehmen ein, wie es für das ganze Team gewünscht ist – so schaffen sie eine barrierefreie Anwendung, die sofort von jedem akzeptiert und verwendet wird.

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